Начальный курс: Оптимизация бизнес-процессов и систем компании
Всё самое главное о выстраивании бизнес-процессов. В курсе Вы узнаете, что такое процесс и как он влияет на бизнес, почему важна оптимизация процессов, как её правильно организовать. Разберёте на практических примерах типичные ошибки и методы их решения.

Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса
Краткое содержание курса
• Какие процессы стоит оптимизировать
• Пример оптимизации бизнес-процесса
• Пример устранения процесса
• Оптимизация компании
• Как и когда оптимизировать бизнес
Связанные услуги:Описание бизнес-процесса |Выстраивание, упорядочивание, переделка процесса | Оптимизация процесса |Обучение работе с бизнес-процессами |Экспресс-регламентация |Внедрение | Готовые решения по процессам
Оптимизация бизнес-процесса или системы – это произведение структурных и системных изменений в процессе с целью повышения эффективности.
Системы – это поддерживающие процессы, обеспечивающие жизнедеятельность компании: документооборот, системы учёта, контроля и мотивации сотрудников.
Понятие оптимизации
Оптимизация – это ряд действий, направленных на повышение эффективности работы компании, отдела или процесса. Цель оптимизации – достижение лучших результатов при минимизации затрат.
В компании могут быть оптимизированы процессы, операции, структура, трудозатраты, расходы и так далее.
Оптимизация не всегда подразумевает сокращение штата. В процессе оптимизации из работы убираются все элементы, которые не приносят результат. Но это не обязательно сотрудники, это может быть процесс, элемент или операция, затраты. Часто в процессе оптимизации сотрудники, которые были заняты работой над неэффективными процессами, получают другие задачи, которые приносят высокие результаты.
Вашему бизнесу необходима оптимизация, если:
- Эффективность работы значительно снизилась
- Упала результативность
- Затраты растут
- Компания не развивается
Оптимизация бизнес-процессов: с чего начинать
При необходимости в организации стоит оптимизировать все процессы. Начните изменения с наиболее важных областей:
- Часто повторяющиеся процессы
Проблема в том, что если процесс неэффективен, то чем чаще он выполняется, тем больше потерь несёт компания.
- Дорогостоящие процессы
Также как и с повторяющимися процессами, проблема в высокой доли потерь, которые несёт компания в связи с этими процессами.
- Процессы, выполнение которых требует много времени.
Оптимизация позволит сократить сроки выполнения процессов, что снизит трудозатраты и расходы.
- Управленческие
Оптимизация управленческих процессов окажет положительный эффект на всю компанию за счёт построения чёткой системы работы и контроля.
Не стоит начинать оптимизацию сразу с наиболее проблемных процессов, так как чтобы найти причину их неэффективности, необходимо выявить ошибки и неисправности всей системы. Если Вы исправите один проблемный бизнес-процесс, но не исправите систему, ошибка повторится спустя короткое время.
Процессы, которые не имеют чёткой структуры, лучше оптимизировать после проведения регламентации. В регламенте будут прописаны правила, этапы и типичные ошибки, что поможет выстроить процесс правильно.
Как провести оптимизацию
Шаг 1. Определите цели. Сформулируйте главные задачи, которые должна решить оптимизация и как они будут оцениваться. Создайте стратегическую карту компании, в которой будет прописаны цели, задачи и параметры, необходимые для решения.
Шаг 2. Анализ бизнес-процессов, оптимизацию которых планируется провести. В ходе анализа выявляются сильные стороны бизнес-процесса, ошибки и их причины, неэффективные операции и этапы.
Шаг 3. Оптимизация основных бизнес-процессов, то есть тех, которые в первую очередь влияют на достижение поставленных целей.
Шаг 4. Оптимизация управленческих и связанных с ними процессов. Это выработает чёткую систему работы и контроля.
Шаг 5. Анализ результатов. Сбор мнений со всех участников оптимизации.
Шаг 6. Реструктуризация работы с учётом оптимизированных процессов, закрепление результатов.
Шаг 7. Систематизация работы процессов. Определение последовательности действий, ролей, зон ответственности.
Что вы получите в результате оптимизации:
- Внедрение прогрессивных, быстрых методов выполнения задач
- Снижение затрат и упрощение процессов и работы систем
- Повышение эффективности работы
- Структурированную работу компании и снижение трудозатрат
- Увеличение прибыли
Примеры оптимизации бизнес-процесса
Пример №1
В данном примере мы провели оптимизацию с помощью внедрения горизонтальных связей процессов и снижения формализма в компании. В результате значительно увеличилась скорость выполнения бизнес-процесса.
Входные данные
Компания обратилась с просьбой оптимизировать процесс обработки жалобы или претензии. В компании этот процесс занимал от 3 до 5 дней, в работу было включено 6 человек.
Структура процесса: жалоба или претензия направляется официальным бумажным письмом для визирования у каждого начальника от начальника секретариата до генерального директора.
Владелец бизнес-процесса заносит данные документа в таблицу. Ответственный сотрудник (исполнитель) начинает работу над претензией или жалобой. Однако некоторые документы терялись на столах, пока ждали очередного визирования. В результате срывались сроки, а некоторые претензии или жалобы не были обработаны.
Что мы сделали:
Коренным образом изменили структуру работы. Теперь жалоба или претензия в электронном виде (письмо, скан) сразу направляется исполнителю, а копия – только владельцу бизнес-процесса. Полученный документ заносится исполнителем в специальную программу контроля, к которой имеют доступ все участники процесса.

Пример оптимизации бизнес-процесса
Результаты:
- Изменена структура процесса
- Сроки обработки документа сокращены в 5 раз
- Сроки получения результатов сокращены в 2-3 раза
- Снижены трудозатраты в 2 раза
- Повышена эффективность работы секретариата и отдела по работе с претензиями.
Пример №2
В данном примере в ходе оптимизации был устранён неэффективный бизнес-процесс. В результате трудозатраты были значительно снижены, предотвращены конфликтные ситуации, повышена эффективность работы 2 отделов.
Входные данные
Холдинг обратился к нам с проблемой в организации процесса составления отчётов по внутрихолдинговым договорам.
В холдинг входит 7 компаний (включая материнскую компанию), 2 их которых раз в месяц заключают между собой внутренние договоры на предоставление услуг по стандартной цене. Договоры очень тщательно проверяются налоговыми органами, поэтому требуют правильной подготовки. Руководством было принято решение прикреплять к каждому договору отчёт.
Ответственность за составление отчётов была положена на непосредственных исполнителей условий договора – 2 отдела. Проблема состояла в том, что исполнители не имели необходимых знаний в области налогового законодательства, что вызывало конфликтные ситуации при проверке отчётов отделом бухгалтерии.
Количество отчётов в месяц: до 12.
Время на составление одного отчёта: 1-2 часа + внесение поправок, полученных от бухгалтерии.
Итого: более 30 часов в неделю на составление отчётов.
Что мы сделали:
Было принято решение полностью убрать процесс, сняв ответственность с сотрудников, не компетентных в вопросах налогового законодательства и устранив конфликтные ситуации. Для этого мы разработали принципиально новую форму отчёта, которая соответствовала законодательству. Новая форма требует лишь внесения входных данных каждого договора: дату составления, номер и подпись ответственного лица.
Результаты:
- Работа над отчётом сокращена с 1-3 часов до 15 минут
- Значительно упрощён бизнес-процесс
- Оптимизированы трудозатраты в 3 отделах
- Устранены внутренние конфликты
- Повышена мотивация сотрудников
Другие примеры оптимизации процессов можно посмотреть в нашей Базе знаний в разделе "Бизнес-процессы".
Выстраивание и оптимизация систем
Важно не только оптимизировать каждый процесс, но и всю систему работы в целом. Устранить ошибки и слабые стороны, проработать преимущества работы и каждого сотрудника.
В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей компании:
• Оптимизация документооборота
• Оптимизация системы учета
• Оптимизация системы мотивации
• Оптимизация системы контроля (информации, безопасности, выполнения планов и т.п.)
• Оптимизация системы управления качеством
• Оптимизация движения информации
Эти вопросы мы будем раскрывать в наших следующих публикациях.