Начальный курс: Оптимизация бизнес-процессов и систем компании

Всё самое главное о выстраивании бизнес-процессов. В курсе Вы узнаете, что такое процесс и как он влияет на бизнес, почему важна оптимизация процессов, как её правильно организовать. Разберёте на практических примерах типичные ошибки и методы их решения.

Бизнес-процессы настроенные и оптимизированные

Что у нас нового?

Дистанционный пошаговый курс описания, упорядочивания и базовой оптимизации процесса "Бизнес-процессы с умом"

Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса

Краткое содержание курса

•    Какие процессы стоит оптимизировать
•    Пример оптимизации бизнес-процесса
•    Пример устранения процесса
•    Оптимизация компании
•    Как и когда оптимизировать бизнес

Оптимизация бизнес-процесса или системы – это произведение структурных и системных изменений в процессе с целью повышения эффективности.

Системы – это поддерживающие процессы, обеспечивающие жизнедеятельность компании: документооборот, системы учёта, контроля и мотивации сотрудников.

Понятие оптимизации

Оптимизация – это ряд действий, направленных на повышение эффективности работы компании, отдела или процесса. Цель оптимизации – достижение лучших результатов при минимизации затрат.

В компании могут быть оптимизированы процессы, операции, структура, трудозатраты, расходы и так далее.

Оптимизация не всегда подразумевает сокращение штата. В процессе оптимизации из работы убираются все элементы, которые не приносят результат. Но это не обязательно сотрудники, это может быть процесс, элемент или операция, затраты. Часто в процессе оптимизации сотрудники, которые были заняты работой над неэффективными процессами, получают другие задачи, которые приносят высокие результаты.

Вашему бизнесу необходима оптимизация, если:

Эффективность работы значительно снизилась
Упала результативность
Затраты растут
Компания не развивается

Вид процессов	Причина
Часто повторяющиеся	Часто повторяющийся неэффективный процесс несет большие финансовые и тайминговые потери
Затратные	Вклад большого количества ресурсов в неэффективный процесс несет большие финансовые и тайминговые потери
Длительные по времени либо такие, где важны сроки	При оптимизации бизнес-процессов сократятся сроки выполнения задач, Вы освободите время своих сотрудников, что повысит производительность.
Управленческие	Все бизнес-процессы в компании взаимосвязаны, поэтому оптимизация одного процесса повлечёт за собой улучшение других процессов

Оптимизация бизнес-процессов: с чего начинать

При необходимости в организации стоит оптимизировать все процессы. Начните изменения с наиболее важных областей:

Часто повторяющиеся процессы

Проблема в том, что если процесс неэффективен, то чем чаще он выполняется, тем больше потерь несёт компания.

Дорогостоящие процессы

Также как и с повторяющимися процессами, проблема в высокой доли потерь, которые несёт компания в связи с этими процессами.

Процессы, выполнение которых требует много времени.

Оптимизация позволит сократить сроки выполнения процессов, что снизит трудозатраты и расходы.

Управленческие

Оптимизация управленческих процессов окажет положительный эффект на всю компанию за счёт построения чёткой системы работы и контроля.

Не стоит начинать оптимизацию сразу с наиболее проблемных процессов, так как чтобы найти причину их неэффективности, необходимо выявить ошибки и неисправности всей системы. Если Вы исправите один проблемный бизнес-процесс, но не исправите систему, ошибка повторится спустя короткое время.

Процессы, которые не имеют чёткой структуры, лучше оптимизировать после проведения регламентации. В регламенте будут прописаны правила, этапы и типичные ошибки, что поможет выстроить процесс правильно.

Как провести оптимизацию

Шаг 1. Определите цели. Сформулируйте главные задачи, которые должна решить оптимизация и как они будут оцениваться. Создайте стратегическую карту компании, в которой будет прописаны цели, задачи и параметры, необходимые для решения.

Шаг 2. Анализ бизнес-процессов, оптимизацию которых планируется провести. В ходе анализа выявляются сильные стороны бизнес-процесса, ошибки и их причины, неэффективные операции и этапы.

Шаг 3. Оптимизация основных бизнес-процессов, то есть тех, которые в первую очередь влияют на достижение поставленных целей.

Шаг 4. Оптимизация управленческих и связанных с ними процессов. Это выработает чёткую систему работы и контроля.

Шаг 5. Анализ результатов. Сбор мнений со всех участников оптимизации.

Шаг 6. Реструктуризация работы с учётом оптимизированных процессов, закрепление результатов.

Шаг 7. Систематизация работы процессов. Определение последовательности действий, ролей, зон ответственности.

Что вы получите в результате оптимизации:

Внедрение прогрессивных, быстрых методов выполнения задач
Снижение затрат и упрощение процессов и работы систем
Повышение эффективности работы
Структурированную работу компании и снижение трудозатрат
Увеличение прибыли

Примеры оптимизации бизнес-процесса

Пример №1

В данном примере мы провели оптимизацию с помощью внедрения горизонтальных связей процессов и снижения формализма в компании. В результате значительно увеличилась скорость выполнения бизнес-процесса.

Входные данные

Компания обратилась с просьбой оптимизировать процесс обработки жалобы или претензии. В компании этот процесс занимал от 3 до 5 дней, в работу было включено 6 человек.

Структура процесса: жалоба или претензия направляется официальным бумажным письмом для визирования у каждого начальника от начальника секретариата до генерального директора.

Владелец бизнес-процесса заносит данные документа в таблицу. Ответственный сотрудник (исполнитель) начинает работу над претензией или жалобой. Однако некоторые документы терялись на столах, пока ждали очередного визирования. В результате срывались сроки, а некоторые претензии или жалобы не были обработаны.

Что мы сделали:

Коренным образом изменили структуру работы. Теперь жалоба или претензия в электронном виде (письмо, скан) сразу направляется исполнителю, а копия – только владельцу бизнес-процесса. Полученный документ заносится исполнителем в специальную программу контроля, к которой имеют доступ все участники процесса.

Пример оптимизации бизнес-процесса

Результаты:

Изменена структура процесса
Сроки обработки документа сокращены в 5 раз
Сроки получения результатов сокращены в 2-3 раза
Снижены трудозатраты в 2 раза
Повышена эффективность работы секретариата и отдела по работе с претензиями.

Пример №2

В данном примере в ходе оптимизации был устранён неэффективный бизнес-процесс. В результате трудозатраты были значительно снижены, предотвращены конфликтные ситуации, повышена эффективность работы 2 отделов.

Входные данные

Холдинг обратился к нам с проблемой в организации процесса составления отчётов по внутрихолдинговым договорам.

В холдинг входит 7 компаний (включая материнскую компанию), 2 их которых раз в месяц заключают между собой внутренние договоры на предоставление услуг по стандартной цене. Договоры очень тщательно проверяются налоговыми органами, поэтому требуют правильной подготовки. Руководством было принято решение прикреплять к каждому договору отчёт.

Ответственность за составление отчётов была положена на непосредственных исполнителей условий договора – 2 отдела. Проблема состояла в том, что исполнители не имели необходимых знаний в области налогового законодательства, что вызывало конфликтные ситуации при проверке отчётов отделом бухгалтерии.

Количество отчётов в месяц: до 12.

Время на составление одного отчёта: 1-2 часа + внесение поправок, полученных от бухгалтерии.

Итого: более 30 часов в неделю на составление отчётов.

Что мы сделали:

Было принято решение полностью убрать процесс, сняв ответственность с сотрудников, не компетентных в вопросах налогового законодательства и устранив конфликтные ситуации. Для этого мы разработали принципиально новую форму отчёта, которая соответствовала законодательству. Новая форма требует лишь внесения входных данных каждого договора: дату составления, номер и подпись ответственного лица.

Результаты:

Работа над отчётом сокращена с 1-3 часов до 15 минут
Значительно упрощён бизнес-процесс
Оптимизированы трудозатраты в 3 отделах
Устранены внутренние конфликты
Повышена мотивация сотрудников

Другие примеры оптимизации процессов можно посмотреть в нашей Базе знаний в разделе "Бизнес-процессы".

Выстраивание и оптимизация систем

Важно не только оптимизировать каждый процесс, но и всю систему работы в целом. Устранить ошибки и слабые стороны, проработать преимущества работы и каждого сотрудника.

В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей компании:
•   Оптимизация документооборота
•   Оптимизация системы учета
•  Оптимизация системы мотивации
•  Оптимизация системы контроля (информации, безопасности, выполнения планов и т.п.)
•   Оптимизация системы управления качеством
•   Оптимизация движения информации

Эти вопросы мы будем раскрывать в наших следующих публикациях.