При внесении операций в информационную базу 1С размер базы неуклонно увеличивается. Для крупной организации, с большим объемом операций, и если ведется учет по нескольким организациям — то, за несколько лет использования объем базы может увеличится до 4-5 гигабайт. Это вызывает определенные затруднения в работе организации, т.к. замедляется скорость работы программы, увеличивается время резервного копирования базы данных, пользователям могут мешать документы прошлых периодов. В случае накопления критического объема (более 12 Гб для файловой базы) программа вообще может не сработать, и просто не открыться.
Для этого обязательно уменьшают объем базы 1С, путем компоновки и архивирования данных за прошлые периоды, удаления старых, не нужных более документов (чистка).
Есть специальная функция - обработка - «Свертка информационной базы».
Свертка информационной базы 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 3.0
«Свертка информационной базы», находится в разделе учета - «Администрирование». В панели действий группы - «Сервис» необходимо нажать на кнопку - «Другие команды группы «Сервис»":
Откроется форма обработки. Свертка проводится в несколько этапов, и форма обработки организована для последовательного прохождения этих этапов. Выполненные этапы отражаются зеленым цветом в форме.
1. Создание резервной копии.
Перед сверткой базы обязательно! необходимо сделать резервную копию БД. Программа сама предложит нам создать резервную копию (для этого нужно установить флажок). Далее необходимо набрать пароль пользователя, под которым будет производиться свертка, и выбрать каталог, в который будет сохранена резервная копия:
Для создания копии необходим перезапуск программы.
По завершении первого этапа, нажимаем на кнопку - «Далее» в правом нижнем углу.
2. Настройка свертки.
Теперь необходимо произвести настройки свертки: выбрать период, на начало которого будут свернуты остатки, организации, по которым планируется проводить свертку, установить дату запрета изменения данных.
Свертку лучше делать на начало предыдущего года (т.е. если свертка делается в январе 2014го, то сворачивать все данные до начала 2013 года). Свертка делается по всем организациям, однако если по каким-либо причинам это делать нежелательно, то можно сделать это выборочно — впоследствии свертку можно будет прокрутить отдельно для оставшихся организаций.
3. Формирование остатков.
Детальная настройка свертки — по регистрам. Тут вручную настраивается обрезка регистров. Регистры сгруппированы по видам в трех закладках: регистры бухгалтерии, регистры накопления и регистры сведений. Рекомендуем оставить настройки по умолчанию.
Нажимаем кнопку - «Далее», программа автоматически сформирует документы - «Ввод остатков по регистрам».
4. Просмотр операций.
Программа предложит проверить сформированные документы до удаления старых, чтобы в случае неудачи иметь возможность откатить систему назад. На данном этапе можно отрыть, отредактировать, ввести новые документы.
5. Проверка.
В закладке - «Проверка» формируются отчеты по регистрам бухгалтерии либо по регистрам сведения и накопления, данные можно получить по БУ и НУ. Справа расположена кнопка настройки стандартных отчетов.
6. Удаление старых документов.
Процедура является необратимой и обязательной, рекомендуем тщательно проверить все шаги на двух предыдущих этапах, прежде чем запускать процесс удаления.
После удаления обработка выдаст сообщение, об успешном прохождении свертки базы:
