Немногие бухгалтеры (особенно начинающие) знают и пользуются всеми возможностями бухгалтерских отчётов в 1С.

Давайте учиться

В этой статье на сквозном примере разберём работу с Оборотно-сальдовой ведомостью в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0).

Внимание, это урок - повторяйте все мои действия в своей базе (у вас только организация и период будут другими).

Итак, поехали!

 

Заходим в раздел "Отчёты" и выбираем пункт "Оборотно-сальдовая ведомость" 

827

В открывшемся отчёте указываем период (у меня это будет весь 2013 год) и организацию (у меня это будет Конфетпром), жмём кнопку "Сформировать":

828

В моём случае отчёт выглядит как-то вот так:

829

Раскрываем субсчета 60 счёта

Давайте заставим оборотку раскрыть 60 счёт (поставщики) по субсчетам. Для этого заходим в настройки отчёта (кнопка "Показать настройки"):

830

 Переходим на закладку "Группировка" и нажимаем кнопку "Добавить":

831

Добавляем группировку по 60 счёту, ставим галку "По субсчетам" и очищаем поле "По субконто":

832

Настройка будет выглядеть вот так. После этого нажимаем кнопку "Сформировать":

833

Отлично! В оборотке раскрылся только 60 счёт. Появились субсчета 60.01, 60.02 и 60.21:

834

Выводим 60 счёт в разрезе контрагентов

А давайте сделаем так, чтобы прямо в оборотке эти субсчета выводились в разрезе контрагентов! Как вам идея?

Для этого снова заходим в настройки отчёта, переходим на закладку "Группировка" и нажимаем кнопку многоточие в поле "По субконто":

835

Видим возможные варианты субконто для 60 счёта и ставим галку "Контрагенты":

836

Нажимаем кнопку сформировать:

837

И вуаля!

838

Раскрываем все счета по субсчетам

А если нам раскрыть все счета по субсчетам? Да очень просто.

Снова заходим в настройки, страница "Группировка" и ставим общую галку "По субсчетам":

839

Готово:

840

Делаем отбор по налоговым счетам

А давайте теперь сделаем отбор и оставим в оборотке только счета, по которым ведётся налоговый учёт (для налога на прибыль)?

Для этого заходим в настройки отчёта, уже на закладку "Отбор" и нажимаем кнопку "Добавить":

841

Выбираем признак "Счет"->"Налоговый учет":

842

В поле "Значение" указываем "Да" (то есть отобрать все счета у которых признак "Налоговый учет" равен "Да"):

843

Снова нажимаем кнопку "Сформировать":

844

И вот они наши счета, по которым помимо бухгалтерского ведётся налоговый учёт:

845

Выводим показатели налогового учета

Счета-то мы налоговые отобрали, но показателей налогового учёта пока не видим  :roll: , давайте же выведем их рядом с данными бухгалтерского учёта.

Для этого зайдём в настройки отчёта, закладка "Показатели" и отметим галку "НУ (данные налогового учета)":

846

Нажмём кнопку "Сформировать", готово:

847

Разворачиваем сальдо 60 счёта

Снова вернёмся к обычной форме оборотки и обратим наше внимание на 60 счёт:

848

Как мы знаем, 60 счёт активно-пассивный, потому что в него входят как активные субсчета (60.02 - выданные авансы), так и пассивные (60.01 - расчёты с поставщиками).

Поэтому просто остаток по нему в 374 118,04 нам ни о чём не говорит. Ведь в этой цифре учитывается наша задолженность перед поставщиками и выданные авансы одновременно.

То ли мы должны поставщикам эту сумму, то ли просто сумма нашей задолженности превышает выданные авансы на  374 118,04.

Эту дилемму можно легко разрешить, настроив вывод 60 счёта по субсчетам, как мы это делали выше. Но что, если мы хотим развернуть это сальдо (374 118,04) прямо по 60 счёту, не переходя к субсчетам?

Именно для этого и существует закладка "Развёрнутое сальдо" в настройках отчёта. Перейдём к ней и нажмём кнопку "Добавить":

849

 Добавим 60 счёт и нажмём кнопку "Сформировать":

850

И вуаля! 374 118,04 магическим образом развернулись на две цифры: 145 873,20 (сумма выданных авансов) и 519 991,24 (наша задолженность перед поставщиками):

851

Выводим вид счёта

Начинающие бухгалтеры, бывает, путают вид счетов и субсчетов (активный, пассивный, активно-пассивный). А давайте выведем эту информацию в качестве дополнительного поля прямо в оборотке?

Для этого заходим в настройки отчёта, закладка "Дополнительные поля" и нажимаем кнопку "Добавить":

852

Выбираем поле "Счет"->"Вид":

853

И нажимаем "Сформировать":

854

Готово:

855

Делаем "красивости"

Для красоты - отчёт можно оформлять. Как душе угодно  ;-)

К примеру, перейдём на закладку "Оформление" и изменим "Вариант оформления" на "Арктика":

856

Нажмём кнопку "Сформировать":

857

Снова перейдём на закладку "Оформление" и нажмём кнопку "Добавить":

858

Изменим шрифт отчёта:

859

На "Comic Sans MS" и поставим размер 12:

860

Сформируем отчёт:

861

Сохраняем и восстанавливаем настройки отчёта

Наконец, все сделанные нами настройки мы можем сохранить, чтобы всегда вернуться к ним в будущем. Для этого на панели найдём кнопку "Сохранить настройки...":

862

Чтобы вернуться к сделанным настройкам найдём кнопку "Выбрать настройки...":

863

Чтобы установить настройки, рекомендованные фирмой 1С по умолчанию нажмём кнопку "Стандартные настройки":

864

Сдаём оборотку в электронный архив

Кстати, сформированную оборотку можно сохранить в электронный архив, который располагается внутри базы 1С. Это позволит, к примеру, в будущем вернуться к оборотке за 2013 год без её формирования в программе.

Это бывает полезно, если есть подозрения, что кто-то провёл документы из закрытых периодов и поплыла оборотка.

Я вообще всем советую после закрытия периода сохранять его оборотку в электронном архиве.

Для этого просто сформируйте нужную оборотку и нажмите кнопку "Регистр учета"->"Сохранить":

865

А чтобы открыть уже сохраненные оборотки: "Регистр учета"->"Открыть архив".

Отправляем оборотку на почту

Кстати, обратите внимание на кнопку "Письмо" - с её помощью можно отправить, сформированную оборотку, по почте любому адресату. 

Суммируем ячейки

Наконец, не будет лишним напомнить по такую "потрясающую" возможность как суммирование выделенных ячеек в оборотке:

866

Делаем расшифровку ячеек

А, чтобы прямо из оборотки перейти к другим бухгалтерским отчётам по этим же измерениям, используйте расшифровку (двойной щелчок по интересующей нас цифре):

867

На этом всё, на очереди уроки по другим видам бухгалтерских отчётов и не только.