Внутренние обмены данных «По магазинам» и «По рабочим местам кассиров» с помощью технологии распределенных баз данных (РИБ) обеспечивают автономную работу магазина или кассового узла в магазине даже при нарушении связи.
1С:Розница 8 осуществляет двусторонний обмен данными с конфигурацией «Управление торговлей», редакция 11 и с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия», редакции 2.0, 3.0.
Когда все три конфигурации используются одновременно, рекомендуется настроить обмен данными между: «Управление торговлей» и «Розница» и между «Управление торговлей» и «Бухгалтерия предприятия», используя «Управление торговлей» в качестве управляющей системы для конфигурации «Розница» и источника данных для регламентированного учета в конфигурации «Бухгалтерия предприятия».
Внутренние обмены
Обмен данными между центральным офисом и магазинами соответствует определенной концепции распределения обязанностей между сотрудниками центрального офиса и магазинов. Решения по формированию ассортимента и закупке товара, выработке правил расчета цен и применения скидок принимают работники центрального офиса, работающие в центральном узле РИБ. Сотрудники магазинов отвечают за процессы организации продаж, учет операций с товаром и обеспечение сохранности товарных остатков.
Административные функции ведения настроек пользователей и сопровождения периферийных информационных баз также могут быть централизованы.
Настройки обмена данными оптимизируют объем передаваемых данных, разделяя данные на общие, необходимые для проведения операций в любом магазине, и на специфичные для данного магазина или группы магазинов.
К общим данным относятся: общие классификаторы, номенклатурный справочник со вспомогательными справочниками, информативные остатки товаров в магазинах. Передача справочника пользователей и их настроек дает возможность при необходимости работать сотрудникам в разных магазинах.
В состав специальных данных магазина входят правила ценообразования и документы применения цен и товародвижения в конкретном магазине.
Назначение обмена по рабочим местам – обеспечивает автономную работу узлов кассовой линейки. При применении технологии распределенных баз данных кассиры смогут обслуживать покупателей даже в случае потери связи с сервером локальной сети магазина.
В случае утери связи с сервером магазина информация об остатках на складах текущего магазина оперативно обновляться не может. В этом случае в магазинах с интенсивными продажами через несколько касс не рекомендуется использовать контроль остатков при оформлении чеков ККМ. Возможна регистрация попыток продажи «в минус», которые далее можно проанализировать.
Если сервер магазина был недоступен продолжительное время, то после восстановления связи с кассами объем накопленных к передаче данных может быть достаточно большим, как со стороны кассы, так и со стороны офиса магазина, в связи с чем, первый обмен рекомендуется проводить вручную.
Обмен с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия»
При совместном использовании конфигураций оперативный учет движений и остатков товаров и денежных средств фиксируется в конфигурации «Розница». Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» обеспечивает регламентный учет операций.
Одновременное использование двух конфигураций дает следующие преимущества:
- возможности специализированного обслуживания розничных продаж (рабочее место кассира) используются полностью
- в 1С:Розница 8 осуществляется учет операций товаров непосредственно в местах осуществления операций, оперативно исправляя ошибки и недочеты
- разделение оперативного и бухгалтерского учета позволяет получать в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» верифицированные данные о движении и состоянии остатков товаров и денежных средств
- в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» консолидируются данные, необходимые для оценки финансового результата деятельности предприятия, регламентированного учета и сдачи отчетности
При совместном использовании конфигураций «Розница» и «Бухгалтерия предприятия» используется специальная схема распределения обязанностей пользователей. Каждый из пользователей работает в одной из конфигураций.
В конфигурации «Розница»:
- менеджер центрального офиса вносит сведения о складах и кассах магазинов, о товаре и поставщиках товара, распределяет товар по магазинам, назначает розничные цены и скидки
- менеджер торгового зала магазина оформляет поступление товаров в магазин и возвраты товаров поставщикам, перемещения товаров в другой магазин, результаты проведенных инвентаризаций, списания товаров
- кассир операционной кассы оформляет прием/выдачу денежных средств в кассу магазина, выдачу заработной платы сотрудникам магазина
- кассир оформляет розничные продажи товаров и возвраты товаров от покупателя
В конфигурации «Бухгалтерия предприятия»:
- бухгалтер вносит информацию о контрагентах хозяйственных договоров и материалах, поставляемых по хозяйственным договорам, ведет бухгалтерский учет хозяйственных операций предприятия, вводит или уточняет информацию, необходимую для осуществления наличных/безналичных расчетов с поставщиками, формирует ведомости на выплату заработной платы в магазине
Обмен данными между конфигурациями «Розница» и «Бухгалтерия предприятия» происходит на уровне документов и справочной информации. В момент передачи данных из конфигурации «Розница» в конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» часть информации, необходимой только для оперативного учета товарных и денежных остатков, не переносится, но автоматически добавляется информация, необходимая для правильного отражения документов в бухгалтерском и налоговом учете. Так, например, перемещения товаров и денежных средств внутри одного магазина не переносятся из «Розницы» в «Бухгалтерию предприятия», а счета учета товаров, счета учета расчетов с контрагентами добавляются при передаче данных.
При обмене справочной информацией нужно принять решение о том, какая из конфигураций будет являться «владельцем» данного вида информации во избежание дублирования записей. Например, данные о поставщиках товаров и банковских счетах поставщиков передаются в обе стороны и, поэтому, они могут вводиться в любую из конфигураций.
Подробные таблицы сопоставления объектов конфигураций, включенных в обмен, хранятся в файле поставки «Совместное использование конфигураций», путь к папке - \ExtFiles\Обмены данными\Обмен с конфигурацией Бухгалтерия предприятия, ред. 2.0 (или ред. 3.0) шаблона конфигурации «Розница».
Обмен с конфигурацией «Управление торговлей»
При совместном использовании редакция «Управление торговлей» используется как управляющая система, которая продоставляет для «Розницы» нормативно-справочную информацию. 1С:Розница 8 предоставляет оперативный учет операций в магазинах торговой сети.
1С:Розница 8, поддерживает обмен данными с конфигурацией 1С:Управление торговлей центрального офиса непосредственно или через главный узел «Розницы», который объединяет несколько магазинов. Благодаря топологии сети с главными узлами можно уменьшить нагрузку на серверы центрального офиса и повысить надежность распространения информации с помощью внутренних обменов в программе. В главных узлах возникает возможность контроля товарных остатков в подчиненных магазинах и оперативного перераспределения товаров между магазинами.
Настройки ведения учета операций в 1С:Управление торговлей и состав передаваемых данных имеют функциональные ограничения редакции 1С:Розница 8.
По окончанию настройки обмена, работа пользователей в обеих конфигурациях производится раздельно. Обмен информацией производится в соответствии с настроенным расписанием обменов.
В редакции 1С:Управление торговлей менеджеры центрального офиса вводят справочную информацию об организациях предприятия, информацию о новых позициях и ценах номенклатуры, ведут работу с поставщиками, учитывают дополнительные расходы транспортировки и продажи. При единовременном использовании редакций рекомендуется централизованное управление нормативно-справочной информацией в 1С:Управление торговлей.
После получения информации о произведенных изменениях в справочных данных пользователи 1С:Розница 8, производят предпродажную подготовку, оформляют розничные продажи, кассовые и складские документы.
При совместной работе магазина и центрального офиса все данные по магазину обобщаются. То есть в 1С:Управление торговлей не передается информация о перемещениях товаров и денежных средств внутри магазина и детальная информация о розничных продажах. Розничные продажи сворачиваются в ежедневные отчеты о розничных продажах в разрезе касс ККМ. Внешние операции по каждому магазину, такие как: прием товара, продажа товара мелким оптом, передача товара в другой магазин, результаты проведенной инвентаризации на складах магазина и т. д., передаются полностью.
Примеры сценариев совместной работы пользователей, указания по настройке конфигураций и подробные таблицы сопоставления объектов редакции хранятся в файле поставки «Совместное использование конфигураций», находящемся в папке - \ExtFiles\Обмены данными\Обмен с конфигурацией Управление торговлей, ред. 2.0 шаблона конфигурации «Розница».