Описание
бизнес-процессов

Общая информация об услуге "Описание бизнес-процессов"

Информационные материалы по услуге

Когда нужно и когда не нужно описание бизнес-процесса "как есть"

Когда у Вас всё хорошо работает, и это надо закрепить, сохранить Ваш нематериальный капитал. Это может касаться хорошо организованной работы сотрудников, или же наработок в области автоматизации. Обычно хорошо работающие процессы описывают для:

• тиражирования бизнеса (создание филиала, франшизы и т.п.),
• ускорения обучения сотрудников при вхождении в должность,
• избавления от зависимости от сверхценных работников,
• сохранения опыта компании

Чтобы проверить, насколько процесс хорош и что в нём можно улучшить, выявить возможности оптимизации.

В качестве первого шага для построения процессов "как надо" (если что-тоработает не так, как хотелось бы) или наведения порядка.

Довольно часто строят сначала описание и/или модель "как есть" и только затем переходят ксостоянию "как надо". На самом деле это нужно не всегда. Мы проконсультируем Вас, нужно ли это в Вашем случае, или можно сразу перейти к выстраиванию "как надо".

Когда НЕ нужно описание процесса "как есть"

Например, тратить деньги и усилия на это не нужно, когда процесс новый, или не выстроен и проходит каждый раз по-разному, или когда процесс сильно неэффективен и будет радикально изменён. В этом случае лучше сразу перейти к выстраиванию процесса "как надо".

Описание услуги и результаты

Описывать процессы можно по-разному и для разных целей. Мы владеем всеми перечисленными здесь вариантами. Выбирайте, что Вам нужно.

В какой форме описываем бизнес-процесс?

Мы можем описать процесс разными способами:
• регламент (стандартная форма)
• только схемы (в различных нотациях: ePC, IDEF, WorkFlow и др.)
• техническое задание на программу
• специально разработанный формат

Описание бизнес-процесса может быть сделано в форме регламента, включающего в себя схемы и текстовые пояснения, или только модели (схемы) бизнес-процесса в соответствии с любым из существующих стандартов (включая ГОСТ ИСО) или по Вашим требованиям.

Для кого описываем?

Если нужно описать процессы "для людей" (для объяснения, контроля сроков, распределения ответственности и др.) - у нас есть понятный стандарт (шаблон и правила). Нашими регламентами легко могут пользоваться неспециалисты. Часто новый работник может выполнить процесс, не задавая никому вопросов, а только читая наш регламент.

Бывает, нужно "перевести" с языка пользователей на язык айтишников - для этого у нас есть разные формы технических заданий, включающих разработку функционала, интерфейсов, описание внутренней архитектуры программ, анализ возможностей конкретной программы и описание нужных доработок.

Если же нужно просто внести ясность в работу сотрудника - то лучше выбрать услуги из раздела Нормирование.

Нужно не только описание процессов, но и анализ?

Иногда нужно выявление уязвимостей. Мы можем быстро и понятно описать "как есть" один процесс, с выделением в нём "мутных мест", "дырок", основных потерь и написанием своих рекомендаций, как их устранить.

Объем описания - от одного процесса до всех процессов компании

Мы можем описать и всю деятельность компании с разной степенью глубины и подробности. При описании бизнес-процессов всей компании разрабатываем для Вас план на основе общего алгоритма регламентации.

Глубина описания - от общего к деталям

Мы можем описать как структуру процессов, их входы-выходы, взаимодействие и распределение ответственности на верхних уровнях, так и расписать всё подробно, до уровня рядовых специалистов.

Среди сопутствующих услуг у нас есть и очень подробное описание операций: стандартизация, хронометраж, посекундная оптимизация.

Образец и структура регламента

скачать

Результат, что вы получите

• Регламент бизнес-процесса в электронном виде (word и pdf), сделанный по нашему стандарту или же по согласованному с Вами другому стандарту,
• регламент согласован с владельцем процесса с Вашей стороны (что он отражает реальную ситуацию)
• В регламенте указаны комментарии по всем найденным недостаткам и проблемным местам, и даны рекомендации (если заказывали анализ)
• Исходники схем (модель) процесса в Visio (или другой среде на Ваш выбор). Вы можете выбрать любую нотацию из существующих, задать свою или использовать рекомендованную нами.

Как проходит описание процесса
"как есть"

Мы изучаем имеющиеся у Вас материалы и документы (вы должны предоставить все документы, использующиеся в процессе, можно с воображаемыми данными) и присылаем анкеты, которые надо заполнить. Ваши сотрудники заполняют анкеты.

Приезжаем или удалённо проводим подробное интервью с разными участниками процесса (может включать несколько этапов). Часто проводится и наблюдение за рабочим процессом. После общего ознакомления с процессом мы подробно беседуем с владельцем процесса.

Разрабатываем проект регламента и схемы, отправляем на согласование (иногда согласовываем сначала схемы или таблицы, а потом - весь регламент).

Устраняем замечания и фиксируем состояние "как есть". Получаем согласование владельца процесса. Обычно бывает несколько итераций согласования.

Если нужно, выделяем слабые места, вносим свои комментарии и рекомендации. Отправляем Вам.

Цены и условия

Стандартные цены за описание одного бизнес-процесса

Мини-процесс: до 4 процедур, до 60 операций = 35 000 р.
Средний процесс: 5-8 процедур, до 120 операций = 60 000 р.
Расчёт цены сложного процесса: 400 р за операцию либо 10 000 р. за процедуру (берется большая из двух вариантов цифра)
Проект описания бизнес-процессов на всю компанию: расчитывается индивидуально после обследования

Сроки: 1 процесс (простой или средний) 3-4 недели, сложный - от 1,5 до 2 месяцев.

От Вас нужно

• заполнение анкет
• предоставить нам возможность обследования процесса (проведение интервью по согласованному графику, демонстрация процесса)
• своевременно давать ответы на вопросы
• предоставить образцы документов, которые используются в процессе (можно с воображаемыми данными)
• определить ответственного за проект с Вашей стороны с правом принятия решений
• определить владельца процесса (поможем, если есть трудности)
• владелец процесса должен прочитать регламент и дать свои замечания (рекомендуем также разослать проект регламента всем участникам и направить нам их замечания или вопросы)

Необходимость командировок: Для данной услуги нет необходимости в командировке наших специалистов к Вам. Всё взаимодействие мы организуем удалённо.
Но если Вам так будет удобнее, то мы приедем.