Краткое содержание

→ В раздел "Бизнес-процессы" Базы знаний

Что мешает правильному созданию регламентов
Что мешает правильному внедрению регламентов
Что мешает правильной перенастройке бизнес-процессов


Связанные услуги: Описание бизнес-процессов компаниив компании  |Выстраивание, упорядочивание, переделка процесса | Обучение работе с бизнес-процессами |Экспресс-регламентация |Внедрение  | Готовые решения по процессам

Информационные материалы по бизнес-процессам

Базовые знания по регламентации бизнес-процессов

Глоссарий по процессному подходу

Регламент: структура и пример

Требования к качественному описанию процесса

Содержательная проверка регламента

Система контроля бизнес-процессов

 

 

Создание и введение регламента в работу: ошибки и недочёты

Что у нас нового?

Дистанционный пошаговый курс описания, упорядочивания и базовой оптимизации процесса "Бизнес-процессы с умом"

Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса

Создание регламента: типичные ошибки

1

Ошибка №1. Тайминг

На разработку регламента, вопреки общепринятому мнению, необходим минимум месяц. Это не значит, что в течение месяца Вы и Ваши коллеги занимаетесь только регламентом. Но столько времени необходимо, чтобы составить свод правил под каждый  рабочий процесс, собрать все комментарии от участников процесса, подготовить первичный вариант регламента и собрать замечания.

Руководители часто выделяют на эту задачу 1-2 недели, что приводит к некачественному выполнению задачи. В итоге в работу запускается недоработанный регламент, который не помогает работникам наладить эффективную работу, а лишь усложняет её.

 

2

Ошибка №2. Ответственное лицо

А точнее, его отсутствие. Создание и внедрение регламента требует контроля, так как многие процессы зависят друг от друга. Руководитель каждого отдела собирает информацию по своим бизнес-процессам и делает описание должностных инструкций своих подчинённых. Так создаётся регламент. Но для качественно написанного регламента должно быть ещё одно звено – ответственное лицо, кто проверит полученный результат, соберёт рабочую группу для обсуждения и внесёт финальные корректировки.

Когда это делает руководитель каждого отдела без общей проверки, часто случается так, что не рассматриваются интересы смежных областей работы. Поэтому необходимо назначить того, кто будет отвечать за сведение регламента в единый документ. Или нанять профессионала со стороны.

 

3

Ошибка №3. Не учитываются интересы компании

Это снова о человеческом факторе. Сотрудники и руководители каждого отдела понимают только свою сферу деятельности. Отдел маркетинга не думает о бухгалтерии, финансовый отдел не интересуют проблемы хозяйственного отдела, а отдел продаж думает только о том, как выполнять планы. Хотя все эти составные части компании взаимосвязаны и представляют собой общий механизм.

Для того чтобы решить эту проблему и учесть все нюансы работы компании при разработке регламента, необходимо нанять профессионала со стороны. Наша компания предоставляет такие услуги. С нами работают профессионалы со стажем более 10 лет в сфере управленческого маркетинга и бизнес-инжиниринга.

Работа нанятого менеджера должна быть направлена на выявление ошибок и на систематизацию всех процессов.

 

4

Ошибка №4. Не учитываются все детали при разработке регламента

В работе каждого отдела и компании в целом есть множество незначительных, на первый взгляд, деталей, которые существенно влияют на всю систему. Поэтому первым этапом при разработке регламента должно быть подробное описание каждого бизнес-процесса и всех должностных инструкций. Должна быть выделены все взаимосвязи между бизнес-процессами и их влияние на работу всей компании.

Чтобы работа была выполнена качественно, каждый руководитель отдела должен понимать и знать основы бизнес-инжиниринга и регламентацию процессов.

 

5

Ошибка №5. Над регламентом работают только руководители высшего звена

В разработке регламента должны участвовать все сотрудники компании. Это предотвратит возражения при внедрении регламента в работу, снизит процесс ошибок и недочётов.

Каждый участник системы должен расписать своё видение бизнес-процесса, какие он видит трудности и что является главным в его сфере деятельности.

 

6

Ошибка №6. Излишняя формализация

Бывает ситуация, когда руководители стремятся выдержать слишком формальный язык для свода правил компании. Ведь это официальный документ. Но регламент создаётся для упрощения работы сотрудников, поэтому он должен быть ясным и понятным для всех, кто будет им пользоваться.

Избегайте слишком формальных фраз, не пишите длинными непонятными предложениями. Старайтесь донести информацию как можно более полно и ясно.

 

7

Ошибка №7. Привлечение неквалифицированной помощи со стороны

Многие компании нанимают агентства, предоставляющие услуги по написанию и введению в работу регламента. Не все из этих агентств готовы взять на себя ответственность за полученные результаты.

Наша компания ведёт проект от и до. Мы всегда доводим работу до конца и предлагаем пост-сопровождение, включающее аудит и анализ работы уже внедрённого в работу регламента.

 

Почему не всегда удаётся ввести регламент эффективно:

  • Слишком сложный язык
  • Нет чётких указаний и правил
  • Нет постоянного контроля
  • Сотрудники не готовы к предложенным изменениям в работы
  • Сотрудникам не хватает квалификации и знаний
  • Регламент выполнен сотрудниками или сторонними наёмными работниками, которые не знают всех нюансов описанных бизнес-процессов.

Подробнее про эти ошибки мы напишем в последующих публикациях в Базе знаний в разделе "Бизнес-процессы".