В 1С:Управление торговлей возможен обмен электронными документами, в том числе юридически значимыми электронными счетами-фактурами, что позволяет избавиться от бумажного документооборота.
Возможен обмен следующими электронными документами:
- Счета-фактуры (в т.ч. корректировочные счета-фактуры)
- Счета на оплату
- Торг-12
- Акты о выполнении услуг
- Отчеты комиссионера
- Прайс-листы
- Каталог товаров
- Заказы
- Произвольные документы
Электронные документы, участвующие в обмене, могут подписываться электронной цифровой подписью (ЭЦП), что обеспечивает их неизменность и аутентичность их отправителя. Документы могут передаваться как напрямую (через электронную почту, общий каталог или FTP-ресурс), так и через оператора электронного документооборота (ЭДО) "Такском". Юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами должен происходить только через оператора ЭДО (см. Приказ Минфина России от 25.04.2011 №50н).
Права пользователей по использованию электронных документов при необходимости могут быть разграничены: одни сотрудники организации могут только готовить электронные документы, другие утверждать, третьи подписывать их с помощью ЭЦП.
После первоначальной настройки – отправка электронных документов может происходить буквально одним кликом из формы соответствующего документа.
Для проверки подготовленного электронного документа – есть возможность просмотра в электронном виде, который будет соответствовать его бумажному аналогу.
Обмен счетами-фактурами, процесс передачи данных между участниками обмена и оператором ЭДО является строго регламентированным. Для контроля состояния передачи документов из любого документа по ссылке - Электронные документы можно перейти к списку, показывающему текущее состояние передачи документов и сопутствующих извещений и подтверждений об их получении.
При получении электронного документа от партнера - программа автоматически создает документ информационной базы соответствующего вида (черновик документа) и заполнят его данными из электронного документа. При получении от партнера второй версии того же документа – информация о ней будет отображена в программе, однако автоматической корректировки ранее созданных документов не произойдет. Можно просто отклонить входящий электронный документ и направить его отправителю описание причины отклонения.