Кейс: оптимизация и повышение качества работы договорного отдела строительной компании

Что у нас нового?

Договорной отдел строительной компании

Входные данные

Компания обратилась к нам с проблемой загруженности договорного отдела. Начальнику отдела не хватало сотрудников, работа выполнялась медленно, копились  отложенные дела.

В результате проведённого анализа работы каждого сотрудника, оценки производимых рабочих процессов и времени, которое они занимают, были выявлены следующие проблемы:

• Некоторые рабочие процессы дублировались с другими отделами компании (бухгалтерия и хозяйственный отдел)
• Работа в отделе была организована неэффективно
• Многие процессы занимали больше времени, чем необходимо для их выполнения
• Некоторые необходимые элементы для эффективной работы договорного отдела не были включены в рабочий процесс

Что мы сделали

• Выявили и устранили неэффективные процессы
• Провели реструктуризацию рабочего процесса
• Провели ряд активностей по изменению коммуникации с другими отделами
• Провели изменения в ряде процессов, оптимизировали и увеличили их эффективность
• Уменьшили стоимость человеко-часа

Как мы это сделали

Шаг 1. Выявили и устранили дублирующиеся неэффективные процессы. Было обнаружено, что каждый договор визируется 2 раза: вручную и во внутренней системе учёта. При этом форма договора в 95% случаев одна и та же, поэтому дополнительной проверки не требует.

Шаг 2. В компании ежемесячно проводится более 400 товаро-транспортных накладных. Процесс обработки каждого документа занимает более 30 минут, так как обязательна сверка товаро-транспортной накладной с ТОРГ-12. Более того, было выявлено, что проводку товаро-транспортных накладных проводит как договорной отдел, так и отдел бухгалтерии. Этот рабочий процесс по регламенту относится к отделу бухгалтерии, поэтому задача договорного отдела по проводке товаро-транспортных накладных была сведена к минимуму (только первичная обработка).

Шаг 3. Была реструктуризирована работа отдела. Теперь за каждым работником закреплёно несколько проектов, которые он полностью ведёт. Это позволило сократить время на ведение одного документа и увеличить эффективность работы каждого сотрудника.

 Шаг 4. Оптимизировали работу начальника отдела, определив его сферу задач и сократив необходимость контроля подчинённых. Разработали план контроля работы команды, нормативы, систему бонусов и штрафов, что увеличит производительность отдела и самостоятельность сотрудников.

Шаг 5. Оптимизировали коммуникацию между договорным и тендерным отделами. Теперь договорному отделу не нужно перепроверять изменения, все изменения в документы вносят они сами. Тендерный отдел оставил за собой внесение обязательных данных (реквизиты, цена). Это значительно уменьшило нагрузку на договорной отдел, так как ранее ими проводилась двойная работа по внесению правок, а затем ручной проверке дополнительных правок от тендерного отдела.

Шаг 6. Разработали систему контроля соблюдения условий договоров с подрядчиками и контрагентами.

Результаты

• Загрузка отдела сократилась более чем на 120% и составила 75%.
• Эффективность работы команды выросла на 35% в первый месяц после введения нововведений.
• Были устранены процессы, которые дублировались с другими отделами компании. Отдел стал выполнять больше задач в короткие сроки.
• Затраты отдела снизились на 40%.

В проекте применялась наша авторская методика, описанная в услуге оптимизации трудозатрат. Срок анализа 2 недели, срок внедрения изменений 1 месяц.