Пример структуры регламента

Что у нас нового?

Дистанционный пошаговый курс описания, упорядочивания и базовой оптимизации процесса "Бизнес-процессы с умом"

Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса

1. Общие положения 

Регламент определенных бизнес-процессов, не всех отделов.

  • Термины и сокращений, используемых в настоящем Регламенте

Составление списка терминов, сокращений, их формулировка и определение. При необходимости оставление словаря основных терминов и понятий.

Вводить сокращения в тексте регламента можно 3 способами:

  • В самом тексте Техническое задание (далее – тз).
  • С помощью сноски в конце страницы.
  • С помощью сноски в конце текста.

 2. Процесс

2.1. Цели и ожидаемые результаты процесса, требования к результату и показатели его эффективности

Для заполнения этого раздела используется карточка процесса

2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования:

  • Содержание оборудования в рабочем состоянии
  • Минимизация затрат
  • Увеличение срока службы

Видимый результат:

  • Исправная работа отремонтированного оборудования
  • Сроки производимого ремонта не превышают установленных регламентом
  • Стоимость ремонта не превышает выделенных средств
  • Сотрудники проинформированы о начале ремонта в прописанные регламентом сроки

Показатели эффективности:

  • Сроки ремонта
  • Качество работы оборудования
  • Стоимость произведённого ремонта

 2.2. Входы и выходы, условия начала процесса

В данном разделе регламента прописывается структура входов и выходов производимого процесса.

Пример:

Вход: подписание договора с контрагентом

Выход: оплаченный счёт от контрагента за оказанные услуги

Сроки: 1 календарный месяц

При необходимости прописываются условия начала процесса. Например, правила заключения договоров описаны в регламенте.

В этом разделе указываются необходимых документов или данных для начала процесса.

2.3. Участники процесса

  • Ответственное лицо – владелец процесса. Отвечает за выполнение процесса и его результат.
  • Ответственные за элементы процесса
Ответственные

2.4. Процедуры процесса

 В этом разделе регламента описываются все взаимосвязи описываемых процедур и их иерархия.

Пример схемы процедур бизнес-процесса

 

2.5. Сферы ответственности участников

Раздел, в котором расписаны роли и уровни ответственности всех участников процесса.

Пример распределения ответственности участников бизнес-процесса

3. Правила

В данном разделе прописываются все правила, определяющие описанный процесс. Также здесь прописываются все пункты приказов, в которых прописан процесс.

Пример:

Правила составления служебных записок (электронных и бумажных)

Предпочтительна электронная переписка между отделами. Электронная служебная записка по силе равна бумажной.

Обязательные данные, которые должна содержать электронная или бумажная служебная записка:

Дату составления служебной записки;

Тема служебной записки;

Дату, к которой необходимо предоставить ответ;

Наименование отдела и имя и фамилия сотрудника, составившего служебную записку;

В теме письма должно быть написано «Служебная записка».

Служебная записка, составленная без учёта этих правил не рассматривается.

Бумажные служебные записки рекомендуется использовать в случае необходимости визирования руководством.

 

4. Процедуры процесса

В данном разделе прописывается модель всех процедур, входящих в процесс, представляющая собой схему, таблицу операций, результат и требования к промежуточным результатам.

Пример схемы процедуры бизнес-процесса

или так:

Пример схемы процедуры бизнес-процесса 2

Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.

Пример схемы процедуры бизнес-процесса 3

Каждая операция процесса = 1 строке таблицы. 

Пример описания документов в регламенте бизнес-процесса

В регламенте должны быть прописаны все документы, относящиеся к описываемому процессу. В приложении к регламенту представляются бланки, формы и дополнительные материалы.