Описание и моделирование
Считается, что выбор этого инструмента для бизнес-процессов очень важен и имеет почти решающее значение. Однако программа для описания имеет значение, только если разработку проводят для их дальнейшего внедрения в определённую информационную систему (ИС). Большинство современных ИС обладают собственными средствами разработки бизнес-процессов, поэтому обсуждение программного обеспечения для их описания теряет смысл.
Отметим, что бизнес-процессы нужны для участников, а не для разработчиков, и важнейший критерий выбора инструмента программного описания – это его доступность для всех участников на этапе согласования, оптимизации, исполнения и модернизации.
Модели бизнес-процессов «AS IS» и «TO BE»
Стандартные схемы моделирования предусматривают на первом этапе описание действующей «AS IS» («как есть) с последующим проведением оптимизации до «TO BE» («как должно быть»). Некоторые заказчики не понимают полезности описания первого этапа. Им достаточно, чтобы исполнители принесли уже новые, правильные бизнес-процессы, а модель «AS IS» воспринимается как попытка увеличить смету.
Обращаем ваше внимание, что подобная методика внедрения, которая не опирается на действующие бизнес-процессы, называется реинжиниринг, что с понятием «оптимизация бизнес-процессов» имеет лишь отдалённое сходство. Описание «AS IS» даёт возможность определить ряд существующих противоречий и сделать первичную оптимизацию процессов. Её должны обсудить все участники и согласовать «под подпись».
Процесс оптимизации
Провести оптимизацию чего-либо можно по определённым критериям. Для бизнес-процессов такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и пр. Эти критерии «внешние» по отношению к процессам, возникают из более общего управленческого контура. Попробуем разобраться.
Например, оптимизация такого бизнес-процесса, как обслуживание покупателя в магазине. Что выбрать критерием оптимизации – цену или качество? Если это магазин со скидками для среднего класса – выбираем первый критерий, если элитный бутик, то второй. Получается, что, выбирая критерий оптимизации, мы определяем стратегию и позиционируем магазин.
Вот так при помощи критерия оптимизации уровень систем управления начинает подчиняться более высокому – стратегии.
Внедрение
Процедура внедрения является самым сложным этапом работы с бизнес-процессами. Она происходит значительно успешнее, если поддерживается информационной системой предприятия. Однако такие возможности имеются не всегда или не в полном объёме. Внедрение и поддержка в актуальном состоянии бизнес-процессов требует:
- доведения до персонала информации о том, что работа должна выполняться на основании созданных на предприятии бизнес-процессов;
- осуществления контроля над соблюдением персоналом созданных бизнес-процессов;
- проведения периодического анализа эффективности и результативности использования бизнес-процессов;
- оптимизации бизнес-процессов на основании постоянного анализа данных их эффективности и результативности.
Модификация
Со временем любые оптимизированные бизнес-процессы потребуют корректировки или замены. С одной стороны, бизнес-процессы должны соответствовать реальности, а с другой – не мешать нормальному развитию предприятия. Поэтому они нуждаются в своевременной модификации. Новую редакцию согласуют со всеми участниками и доводят до всех заинтересованных особ.
В этом случае системы бизнес-процессов становятся реальными инструментами, повышающими эффективность ведения бизнеса на процедурном уровне.
Виды бизнес-процессов организации
- основной – удовлетворение потребностей клиента и получение прибыли предприятием;
- вспомогательный – необходим для нормальной работы предприятия, не имеет ценности для клиента;
- управленческий – выполняет постановку целей и задач для предприятия, его подразделений и управления.
Оптимизация бизнес-процессов, цели и задачи:
- повысить управляемость предприятием;
- увеличить показатели качества производимой продукции;
- повысить качество оказываемых услуг;
- уменьшить зависимости предприятия от человеческого фактора;
- внедрить систему контроля результативности;
- снизить издержки;
- рационально распределить полномочия и ответственность между подразделениями;
- исключить дублирующие функции у подразделений;
- снизить длительность цикла производства;
- внедрить программу управления качеством;
- устранить внутренние противоречия;
- регламентировать деятельность предприятия;
- тиражировать бизнес/создать франчайзинговую сеть;
- автоматизировать деятельность предприятия;
- соответствовать требованиям потребителя;
- соответствовать требованиям государства;
- соответствовать международным стандартам;
- уменьшить количество времени на достижение поставленных задач;
- наладить взаимодействие между основными подразделениями и вспомогательными службами;
- повысить уровень удовлетворённости клиентов;
- улучшить финансовых показатели за счёт грамотного распределения ресурсов;
- получить возможность масштабировать бизнес;
- снизить расходную часть бюджета;
- более точно планировать;
- повысить управляемость предприятия;
- устранить дублирование функций подразделений;
- найти новые ресурсы для развития бизнеса.
Эффект от проведения оптимизации:
- уменьшение времени на достижение поставленных задач;
- налаживание взаимодействия между основными подразделениями и вспомогательными службами;
- повышение удовлетворённости клиентов;
- улучшение финансовых показателей за счёт грамотного распределения ресурсов;
- возможность масштабировать бизнес;
- снижение расходной части бюджета;
- более точное планирование;
- повышение управляемости предприятия;
- устранение дублирования функций подразделений;
- появление новых ресурсов для развития бизнеса.
Бизнес-процессы и информационная система
Неотъемлемой частью функционирования современной компании является корпоративная информационная система. Очень важно, чтобы бизнес-процессы в программе и процессы в компании не противоречили друг другу, а только помогали. Самый идеальный вариант, когда каждый из этапов отображен в системе. Это позволяет руководству навести порядок и понять, кто в цепочке является «слабым» звеном.