Начальный курс: Регламент для бизнеса
Вся необходимая информация о регламенте, для чего он нужен, и как его написать. Курс подойдёт руководителям отделов, топ-менеджменту, владельцам малого и крупного бизнеса.
Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса
Краткое содержание курса
• Задачи и цели регламентации
• Решения проблем
• Инструменты управления процессом
• Базовые понятия регламентации и бизнес-процессов
• Основные этапы регламентации
Связанные услуги:Описание бизнес-процесса |Выстраивание, упорядочивание, переделка процесса | Оптимизация процесса |Обучение работе с бизнес-процессами |Экспресс-регламентация |Внедрение | Готовые решения по процессам
Регламентация бизнес-процессов - это разработка, согласование и внедрение в практику внутренних правил работы компании. Вы создаёте свод документов, описывающих роли и зоны ответственности сотрудников, системы контроля, мотиваций и штрафов.
Урок 1
Задачи и цели регламентации
Регламентация решает многие проблемы, возникающие в компании. Вот некоторые из них:
Проблема или задача |
Результат регламентации |
|
1
Отсутствие коммуникации между отделами Часто в компаниях возникает недопонимание между отделами. Коллеги не могут найти общий язык, не желают помогать решать задачи другого отдела, перекладывают задачи друг на друга. В результате возникают конфликты, а коммуникация между отделами сводится к минимуму. Из-за этого страдает весь бизнес, так как все подразделения компании взаимосвязаны и должны работать сплоченно и согласованно. |
1
В регламенте чётко прописываются должностные обязанности каждого отдела и сотрудника. Ясная и понятная схема работы снимает частые вопросы: «Кто должен это делать?» «Почему наш отдел должен этим заниматься?» «А разве это не задача другого отдела?» Все выполняют свою часть задач в соответствии с регламентом. Также регламентация позволяет сократить процесс утверждения процессы и документов, так как у всех есть чёткие правила работы. |
|
2
Сотрудники не могут подстраховать друг друга Такая проблема возникает, когда должностные обязанности не прописаны достаточно понятно, а компания не занимается обучением сотрудников. Получается, что некоторые задачи может выполнить только один человек, который точно знает все нюансы. Это проблема становится очевидной, когда человек, отвечающий за конкретную задачу, заболевает или увольняется. |
2
Устойчивые результаты, не зависящие от персоналий Составив регламент, в котором правила прописаны доступным языком, компания обезопасит себя от подобных проблем. Каждый сотрудник сможет ознакомиться с должностной инструкцией и быстро вникнуть в задачи. |
|
3
Отсутствие понимания задач сотрудников Распространённая проблема, когда отделы перестают справляться с поставленными задачами и просят нанять новых сотрудников. Однако увеличение штата не помогает оперативно решать задачи. Накапливаются долги, невыполненные поручения. |
3
В регламенте содержатся строгие инструкции для каждого сотрудника компании. Работая в соответствии с регламентом, работник видит все свои задачи, сферы влияния и контроля. Это помогает структурировать работу, повысить эффективность работы каждого сотрудника и всей компании. |
|
4
Отсутствие структуры в написании регламента Часто случается так, что задача составить регламент поставлена давно, но отсутствие чёткого плана, структуры и ответственного лица приводит к тому, что задача остаётся не выполнена. |
4
Перед написанием регламента необходимо составить чёткое техническое задание, которое будет понятно все участникам процесса. Цели и задачи регламента должны быть расписаны. Должен быть выделен сотрудник или нанят со стороны специалист, целиком отвечающий за выполнение задачи. |
|
5
Большая загруженность топ-менеджмента и руководителей среднего звена Избыточная нагрузка на руководство возникает, когда в работе нет системы. Руководителям приходится брать на себя контроль за всеми задачами, выполнять рутинную и бюрократическую работу. Возникает ситуация, когда у руководства нет времени на выполнение своих прямых обязанностей. В итоге менеджмент загружен, но работа «стоит». |
5
Регламент полностью систематизирует всю работу компании. Каждый сотрудник знает свои задачи и цели, его результаты не нуждаются в дополнительном контроле. Также в регламенте прописываются схемы действий для решения экстраординарных задач. При таком построении работы в компании руководители занимаются стратегическими задачами и планированием работы отдела, а не решением рутинных проблем. |
|
6
«Свободные» задачи При отсутствии структуры в работе компании возникают задачи, у которых нет исполнителя. Сотрудники перекладывают ответственность друг на друга. Руководители не могут проконтролировать этот процесс, так как заняты рутинными проблемами. |
6
Регламент определяет ответственных лиц за каждый бизнес-процесс в компании. Каждый сотрудник отвечает за свою сферу деятельности, знает свои задачи, цели и какие результаты должны получиться. При такой организации труда растёт эффективность работы, а также исключается ситуация, когда возникает задача, за которую никто не несёт ответственности. |
|
7
Расширение компании. Открытие филиала. Когда компания решает расширяться или открывать филиал, руководство часто сталкивается с ситуацией, что передача дел становится невыполнимой задачей. Слишком много задач, сотрудники не помнят все свои обязанности, у них нет времени и навыков обучать новых членов команды. |
7
Регламентируя все задачи и бизнес-процессы, руководство страхует себя и компанию на такие случаи. Чёткий свод правил и должностных инструкций позволяет упростить и ускорить обучение новых сотрудников или коллег из филиала. |
|
8
Компании необходимы новые бизнес-процессы При расширении компании или смены сферы деятельности возникает необходимость в новых процессах. Появляются новые задачи, сферы контроля, цели. Руководство сталкивается с проблемой, что эти новые рабочие процессы некому решать. Нет ответственных за планирование, работа не структурирована. |
8
Регламент не только вносит порядок в уже действующие рабочие процессы, но и позволяет быстро и эффективно внедрить новые задачи в бизнес без ущерба для текущей работы. Для этого используется Регламент "как надо" |
Когда компании не нужен регламент?
Компания может существовать без создания регламента, если у неё мало заказов, и они зависят от сезонности. Регламент не понадобиться и маленьким компаниям, в которых работа сотрудников не взаимосвязана.
Что Вы получите, внедрив в свой бизнес регламент:
- Налаженную работу всех бизнес-процессов
- Повышение эффективности работы команды и всей компании
- Структурированную работу
- Оптимизацию трудозатрат
Инструменты управления процессом:
Для контроля процессов в бизнесе используется контрольная таблица, которая включает:
Информацию о структуре бизнес-процесса
Какие циклы процесса уже окончены, какие были получены результаты
В какой срок сотрудники выполняют регламент. Есть ли нарушения, кто выполняет в срок, а кто справляется раньше.
Циклы, которые происходят в настоящем.
Таблица позволяет спланировать будущие бизнес-процессы.
Наверху — названия подразделений (ОР — отдел развития, ЭС — экономическая служба), под ними — краткое описание операций, под ними номер контрольной точки и срок в днях. далее для кажрого цикла процесса — плановые сроки (рассчитываются автоматически, когда вводится дата начала, выделены голубым), и фактические сроки — вносятся тем, кто ведёт таблицу (в данном случае — либо контролёр, либо ОР), опоздание выделяется красным.
Урок 2. Базовые понятия
Базовые понятия регламентации и бизнес-процессов
В приведённых ниже статьях Вы можете ознакомиться с материалами о регламентации:
Начните с основных понятий и терминов. Мы собрали всю необходимую информацию в статье «Терминология в работе с бизнес-процессами».
В работе с бизнес-процессами используются графические модели – нотации. Подробнее о нотациях в системе бизнес-процессов узнайте в статье «Моделирование бизнес-процессов».
Регламентация – это не только создание схем, они не позволяют применить регламент на практике. Схемами сложно описать правила составления документов, сроки выполнения работ и инструкции. Главное в процессе регламентации – сам регламент. В статье «Пример структуры регламента» Вы сможете узнать, как составить регламент.
Чтобы эффективность работы при введении регламента повысилась, он должен выполняться. Мы подготовили статью «Методы контроля соблюдения регламента», где собрали всю необходимую информацию.
Урок 3.
Процесс регламентации
Основные этапы регламентации. Документация.
Создание и введение регламента – это трудоёмкий процесс, который требует контроля и систематизма.
Мы составили список основных этапов процесса создания регламента, описали необходимые для каждого процесса документы и необходимые материалы.
| № | Этап | Документы | Подробности и дополнительные материалы |
| 1 | Принятие решения | – | Услуга «Описание бизнес-процессов компании» |
| 2 | Формирование рабочей группы. Распределение задач и полномочий. | Договор Приказ |
– |
| 3 | Анализ финансовых показателей компании, анализ её внутренней и внешней деятельности. Создание моделей бизнес-процессов |
Модели бизнес-процессов Список проблем процесса План работ по регламентации |
Услуга «Аудит компании и анализ бизнес-процессов» |
| 4 | Описание процессов | Действующий регламент или действующие бизнес-модели | Услуга «Экспресс-разработка регламента компании» |
| 5 | Постановка целей и назначение ответственных лиц. | Схема распределения задач | |
| 6 | Определение и постановка целей для каждого процесса |
Описание процессов Схема целей и задач |
|
| 7 | Решение спорных вопросов. Создание черновой версии регламента | Регламент (пример) | Требования к регламенту |
| 8 | Определение методов и систем контроля введения регламента. |
Регламент Контрольная таблица Журнал |
Кейс: Разработка и внедрение системы контроля |
| 9 | Подготовка приложений, бланков, форм |
Приложения Бланки Формы |
|
| 10 | Введение регламента в работу. Сбор правок от всех участников процесса. |
Регламент (исправленный) Таблица правок |
Услуга «Внедрение регламента и системных изменений в бизнес» Комментарий: после запуска регламента возможны корректировки, спустя 2-3 цикла работы |
| 11 | Распределение новых задач | Должностные инструкции | – |
| 12 | Контроль выполнения регламента Поддерживающие мероприятия | – | – |
После введения в работу регламента возможны другие системные улучшения и изменения в компании. Например, оптимизация процессов, автоматизация работы, повышение мотивации сотрудников.
В процессе создания регламента можно решить следующие задачи: создать необходимые документы для введения в должность, составить положение о подразделениях, или перейти к стандартизации процессов.
Почему не стоит проводить регламентацию своими силами
Некоторые компании пытаются проводить регламентацию своими силами.
Создание регламента – это трудоёмкий процесс. Он требует ответственности, контроля и профессионализма. Во многих компаниях руководство решает написать регламент, собрав в одном документе все процессы, описанные руководителями отделов.
Иногда это возможно. Например, если:
- В создании регламента активное участие принимает собственник бизнеса или его представитель
- Руководство имеет опыт в создании работающего регламента
- Каждый этап создания регламента контролируется и проверяется
Но обычно самостоятельное создание регламента приводит к введению в работу документа, который не приносит результатов. Почему так происходит:
- Сотрудники плохо осведомлены о работе других отделов
- Сотрудники пишут регламент, учитывая только свои интересы и интересы своего подразделения
- Рабочие процессы прописываются поверхностно
- Возникновение дублирующих процессов в разных отделах
- Не продуманная схема взаимодействия отделов
- Нет системности
- Внутренние проблемы в компании (интриги, недовольство, конкуренция)
Обычно не работает и найм узкого специалиста для проведения регламентации. Новому сотруднику необходимо адаптироваться в команде. Также на него будут влиять те же факторы внутренних проблем, что и на остальных сотрудников.
Нанимая стороннего приходящего специалиста, Вы минимизируете риски. Сторонний специалист не предвзят, у него нет личных интересов в компании, поэтому он акцентирует внимание на тех факторах, которые важны для развития бизнеса.
Опытный специалист знает все нюансы, возможные проблемы, ошибки и как их предотвратить.
Сторонний специалист предложит новые идеи, работающие схемы, которые компания ранее не использовала. Также сможет проанализировать работу и дать профессиональные советы.
Мы предлагаем услуги по написанию и введению регламента. Наши специалисты могут взять на себя полное ведение проекта регламентации. Или закрыть часть работы, например, контроль и организацию процесса, работу с документацией, оценку выполненных работ.
Мы предлагаем следующие варианты сотрудничества:
- Ведение проекта регламентации от и до с минимальным привлечением Ваших сотрудников.
- Контроль за процессом регламентации, обучение Ваших сотрудников, проверка результатов. Остальная часть процесса выполняется руководством компании.
- Обучение Ваших сотрудников качественному и эффективному процессу регламентации.
- Организация рабочей группы для работы с бизнес-процессами. Курирование длится от 1 до 3 месяцев в зависимости от сложности процесса.
- Мы работаем над одним бизнес-процессом.